Utilizando um software de gestão de contratos de renting no seu aeroporto.

Acabou a época em que se podia esperar que os inquilinos enviassem um cheque pelo correio. Para eficiência e conveniência, precisa de um software de gestão de contratos de arrendamento capaz de satisfazer as necessidades dos seus inquilinos e apoiar as operações do seu aeroporto. A questão é: como escolher a solução certa?

O aluguer de hangares é uma importante fonte de receitas para a maioria dos aeroportos e quase a única fonte de receitas para muitas operações civis. No entanto, com o avanço da tecnologia, tanto a complexidade como as expectativas dos inquilinos estão a aumentar. Não acompanhar as mudanças do setor pode não resultar em perda de negócio, mas pode fazer com que o seu aeroporto fique para trás em termos de serviço, satisfação e lucros.

O que é um software de gestão de arrendamentos?

Se ainda não utiliza um software de gestão de leasing, é provável que o seu aeroporto dependa de processos em papel ou, ainda que um pouco melhor, de folhas de cálculo. Neste caso, significa que tem muito a ganhar com a adoção de um software de gestão de leasing. Este software é especificamente desenvolvido para auxiliar na gestão de inquilinos, e a solução da Aerosimple foi concebida exclusivamente para as necessidades específicas dos aeroportos.

O objetivo de um software de gestão de arrendamentos é fornecer um local centralizado onde possa supervisionar o espaço disponível, os inquilinos atuais, os termos dos contratos de arrendamento e o estado dos pagamentos. Por exemplo, o seu software de gestão de arrendamentos deve ser capaz de lhe dizer quando um contrato de arrendamento de hangar está a expirar ou quando um inquilino está em atraso com o pagamento. Da mesma forma, também deve permitir-lhe acompanhar as datas de pagamento, renovações de contrato, vagas e até mesmo fornecer um portal para que os seus inquilinos possam fazer pagamentos online.

Ao monitorizar os seus imóveis, contratos e rendimentos num único local, o software de gestão de arrendamentos simplifica muito a administração das operações aeroportuárias. Todos os aspetos do arrendamento, desde os relatórios financeiros à experiência do inquilino, serão facilitados se escolher o software de gestão de arrendamento certo.

O seu aeroporto precisa de um software de gestão de leasing?

Com o avanço da tecnologia, muitos aeroportos têm-se deparado com decisões difíceis. Decidir se vale a pena investir num software de gestão de leasing pode estar relacionado com restrições orçamentais ou simplesmente com a preocupação de ter de lidar com várias soluções de software para diferentes aspetos das operações.

Felizmente, integrar um software de gestão de leasing no seu aeroporto não tem de ser complicado. Com a solução completa da Aerosimple, pode integrar a gestão de arrendamentos num painel de controlo intuitivo, onde é possível gerir tudo, desde ordens de serviço e ativos a avistamentos de animais selvagens. É claro que a experiência do utilizador não é o único fator a considerar.

Ao decidir se um software de gestão de arrendamentos é vantajoso para o seu aeroporto, também precisa de ter em conta o número de inquilinos e as suas preferências. Alguns inquilinos podem não utilizar um portal online, mesmo que ofereça um, por exemplo, enquanto outros podem aproveitar a oportunidade. Dito isto, mesmo que metade dos seus inquilinos opte por não utilizar o software, este pode ainda simplificar o trabalho da sua equipa administrativa.

Se o seu aeroporto enfrenta atualmente desafios com relatórios, renovações de contratos, atrasos nos pagamentos ou outros aspetos de leasing, um software de gestão de leasing será uma ferramenta valiosa para simplificar estes processos críticos. A poupança de tempo para a sua equipa, por si só, pode pagar a solução, e é mais um passo para a modernização do seu aeroporto — algo que se está a tornar rapidamente indispensável, mesmo para pequenas operações.

‍Como escolher a solução certa para a gestão de contratos de renting

Depois de decidir que o seu aeroporto pode beneficiar de um software de gestão de contratos de renting, é essencial saber quais as funcionalidades a procurar para tirar o máximo partido da solução. Escolher um software inadequado resultará apenas em desperdício de tempo e recursos, além de aumentar a complexidade dos processos diários. Sendo assim, é importante aproveitar os períodos de teste gratuitos para experimentar o software antes de investir.

Integração Total

É essencial encontrar um software de gestão de contratos de renting que se integre completamente no seu software atual. Praticamente todos os aeroportos utilizam hoje em dia algum tipo de software para gerir as suas operações e, embora a adoção de tecnologia seja um passo importante, a implementação de múltiplas plataformas que não se integram entre si só criará obstáculos à eficiência e à transparência.

Ficará satisfeito por saber que o software de gestão de contratos de renting da Aerosimple pode ser totalmente integrado na sua plataforma existente, o que significa que não terá de gerir bases de dados adicionais nem lidar com complicações. Em vez disso, poderá aceder às informações dos contratos de renting diretamente a partir do painel da Aerosimple, centralizando todos os seus dados num só local.

Se não tem a certeza se o software de gestão de contratos de renting se integra com as suas soluções existentes ou se é necessária uma integração, a nossa equipa de especialistas pode ajudar. Na Aerosimple, dedicamo-nos a ajudar os utilizadores a obter um sistema de gestão integrado que suporte as operações em todas as suas vertentes.

Interface Intuitiva

Independentemente do nível de conhecimento técnico da sua equipa, é essencial que qualquer software em que invista tenha uma interface amigável e uma curva de aprendizagem mínima. Lembre-se que se um software de gestão de contratos de arrendamento exigir uma implementação cuidadosamente planeada, com múltiplas fases de configuração e formação da equipa, deve procurar outra opção.

Embora a sua equipa precise de tempo para se adaptar ao software, especialmente se estiver habituada a processos em papel, esta adaptação deve resultar em muitas respostas positivas — e não em frustração, procrastinação e resistência. É por isso que dedicar algum tempo a testar o software através de um período de avaliação gratuita é essencial para o sucesso a longo prazo.

Durante o período de avaliação, certifique-se de que os principais membros da equipa que necessitam de interagir com o software têm a oportunidade de testar de facto as características da plataforma. Certifique-se de que obtém o seu feedback sobre a facilidade de navegação e utilização do sistema. Se a maioria da equipa se sentir confusa ou achar que o software não é suficientemente rápido ou eficiente, deve procurar outra solução.

Portal do Inquilino

Não escolher um software de gestão de contratos de arrendamento que ofereça um portal do inquilino amigável representa uma grande oportunidade perdida. Melhorar a experiência do locatário deve ser um objetivo primordial para o seu aeroporto, e um portal do locatário claro e fácil de utilizar, que simplifique renovações, relatórios e pagamentos, é um grande passo nesse sentido.

O melhor portal do locatário irá exibir a identidade visual do seu aeroporto, o que significa que deve ter opções de personalização completas para adaptar a experiência do locatário ao mesmo. Além disso, o portal deve ser facilmente acessível por computador ou telemóvel e deve oferecer um acesso rápido à sua equipa, caso necessitem de ajuda.

A principal função do portal do locatário é, geralmente, o processamento de pagamentos. Os arrendatários devem poder visualizar a data de vencimento e o valor da prestação, bem como efetuar o pagamento com facilidade, utilizando diversos métodos. Mas os recursos devem ir além da cobrança de rendas. Os inquilinos devem poder visualizar o contrato de arrendamento, enviar um pedido de renovação e comunicar problemas.

Por exemplo, se um locatário descobrir um problema que exija a atenção da equipa de manutenção, o portal do locatário deve permitir que este o relate rapidamente, podendo até anexar fotografias ou notas para que a sua equipa possa resolver o problema de forma ágil. A capacidade de acompanhar o estado do relatório também é útil e melhora significativamente a perceção do aeroporto por parte dos seus pilotos.

Faturação e Pagamentos

Nenhum software de gestão de contratos de arrendamento estaria completo sem um sistema completo de controlo de pagamentos. Este sistema deve incluir ferramentas de faturação, juntamente com opções de relatórios detalhadas para o ajudar a acompanhar a receita e a declarar impostos.

Em relação aos pagamentos, deve poder configurar lembretes um dia antes do vencimento, com lembretes adicionais em caso de atraso, simplificando o processo de cobrança e incentivando o pagamento atempado. Quaisquer penalizações por atraso devem ser automaticamente adicionadas ao valor apresentado, para que o locatário saiba quanto precisa de pagar.

Como parte do sistema de gestão de receitas, a solução também deve ser capaz de lidar com ordens de serviço de manutenção. Afinal, estas despesas são importantes para calcular a receita real gerada pelos hangares alugados e cruciais para a dedução fiscal.

Comunicação

Tornar-se mais eficiente na gestão de inquilinos é o principal objetivo da adoção de uma solução de gestão de contratos de arrendamento, mas os benefícios não devem ficar por aqui. Uma vez que o software de gestão de arrendamentos, por defeito, integra todos os seus inquilinos num único local, deve também funcionar como uma ferramenta de CRM (gestão de relacionamento com o cliente) para lidar com a comunicação e o contacto com os clientes.

Com todas as informações de contacto num só local, o seu sistema de gestão de arrendamentos pode ajudá-lo a supervisionar as interações com os inquilinos para mitigar problemas, alertá-los para atrasos ou condições meteorológicas, mantê-los atualizados sobre a manutenção do hangar e anunciar aumentos de tarifas.

Por outras palavras, o seu software de gestão de arrendamentos tornar-se-á um ponto central para divulgar as informações necessárias para chegar aos inquilinos rapidamente, sem a necessidade de fazer chamadas telefónicas individuais ou de utilizar outros métodos de comunicação fragmentados. Consequentemente, os seus inquilinos sentir-se-ão mais conectados com o aeroporto e todos poderão operar de forma mais eficiente.

Dicas para Implementar Novo Software

Escolher o melhor software de gestão de contratos de arrendamento para o seu aeroporto pode parecer uma tarefa complexa, mas a implementação pode trazer novos desafios se não começar com um bom planeamento. Aqui estão algumas dicas para garantir que a adoção e a implementação decorrem sem problemas, para que a sua equipa possa tirar o máximo partido do novo software.

• Planeie a implementação com antecedência. Considere a ordem dos passos necessários, como a criação de contas, a atribuição de privilégios, informações de contacto importantes e assim por diante, antes de o software poder ser utilizado pela sua equipa.

• Treine a sua equipa sobre como usá-lo. Mesmo que escolha um software muito intuitivo, é ainda necessário falar com a sua equipa e garantir que eles sabem como tirar o máximo partido da solução que está a oferecer.

• Supervisione a adoção. O pior resultado da implementação de um novo software é todo o trabalho de o adicionar apenas para descobrir que a sua equipa não o está a utilizar de forma consistente. Se identificar problemas durante a adoção, antecipe-se falando com a equipa e mitigando os desafios.

• Apresente o portal aos seus inquilinos. Tal como precisa de orientar a sua equipa na adoção do novo software, também precisa de garantir que os seus inquilinos se adaptam à nova solução. A sua equipa deve estar disponível para esclarecer dúvidas e resolver problemas, principalmente durante a implementação inicial.

• Acompanhe a utilização e os resultados. O melhor indicador de uma implementação de software bem-sucedida é observar menos atrasos nos pagamentos, mais renovações e inquilinos mais satisfeitos. Defina as métricas que pretende utilizar e acompanhe como melhoram após a implementação do novo software.

Comece por uma solução de gestão de contratos de arrendamento

O seu aeroporto está preparado para implementar uma solução moderna de gestão de contratos de arrendamento? Não perca tempo a tentar integrar software de terceiros nos seus programas existentes. Com o Aerosimple, o seu aeroporto pode simplificar as operações com uma plataforma integrada e completa para gerir todas as tarefas, processos e obrigações importantes.

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