Simplificando a gestão de FBOs para o seu aeroporto

Um operador de base fixa (FBO) fornece produtos e serviços a um aeroporto, como o aluguer de hangares e o abastecimento de combustível. Como organização FBO, é responsável por uma infinidade de tarefas, frequentemente limitadas por horários apertados e operações de ritmo acelerado que criam complexidade.

Sem um software para gerir um FBO, certamente ocorrerão erros, o que pode levar a atrasos nos serviços, faturas com atraso e outros problemas. Se procura melhorar as operações de FBO no seu aeroporto, precisa de uma solução avançada capaz de responder aos desafios e objetivos específicos do setor.

Principais Responsabilidades da Gestão de um FBO

A gestão de um FBO envolve uma longa lista de responsabilidades, mas os elementos mais críticos incluem a supervisão das vendas de combustível, a organização da entrega de combustível e o acompanhamento de todas as transações realizadas. A gestão abrange também o orçamento, a contabilidade, a contratação, a formação e a coordenação com diversos fornecedores de serviços.

Dependendo do tamanho do aeroporto, um membro da equipa do FBO pode ter de trabalhar com as autoridades aeroportuárias para criar planos de emergência e formar a equipa. Poderá também ser necessário realizar regularmente simulações e formação sobre os procedimentos adequados durante um incêndio ou outro incidente. A segurança é um ponto-chave para qualquer operação de FBO, mas está longe de ser a única preocupação.

Em última análise, gerir eficazmente uma operação FBO moderna é quase impossível sem uma solução de software. Mesmo para uma equipa bem formada, os processos em papel e os sistemas desconexos representam complexidade e ineficiência que podem criar desafios e atrasos. Para oferecer o melhor serviço à tripulação e apoiar as operações aeroportuárias ágeis, a adoção de um sistema de gestão FBO é fundamental.

O que é um Software de Gestão de FBO?

O software de gestão de FBOs foi desenvolvido especificamente para o setor da aviação. O software de gestão de FBOs da Aerosimple está integrado numa plataforma completa para suportar as operações aeroportuárias, oferecendo às equipas todas as ferramentas necessárias num só local. Com uma solução de gestão de FBOs, a equipa poderá trabalhar de forma rápida e eficiente, executando as tarefas diárias.

O software de gestão de FBOs não introduz novos serviços, mas simplifica a supervisão e a gestão das atividades que a sua equipa já realiza. Pode, no entanto, adicionar novas funcionalidades, como relatórios, alertas e notificações gerados automaticamente, sempre que necessário. A possibilidade de configurar estas funcionalidades aumentará a produtividade da sua equipa ao longo do dia.

Escolher o Melhor Software de Gestão de FBOs

Com o contínuo avanço da tecnologia e a presença de software em praticamente todos os setores, a aviação não é exceção. Por isso, existem várias opções disponíveis quando se trata de software de gestão de FBOs, o que torna ainda mais importante pesquisar e garantir a escolha da solução ideal.

Embora as necessidades e os desafios de cada aeroporto sejam únicos, o melhor software de gestão FBO terá as seguintes funcionalidades para o ajudar a atingir os seus objetivos.

Programação de Voos

Para que uma equipa de FBO opere com a máxima eficiência, é fundamental que saiba sempre quando um voo está prestes a chegar ou a partir. Assim sendo, a ferramenta de gestão de FBO deve integrar um sistema de programação de voos simplificado. Os membros da equipa devem conseguir visualizar rapidamente as chegadas e partidas dos voos em horário local e receber alertas quando um voo está atrasado ou com previsão de chegada antecipada.

As notas sobre voos individuais devem estar disponíveis quando forem úteis. Por exemplo, se um voo necessitar de serviços após a aterragem, é importante que a equipa de FBO tenha essa informação antes da chegada da aeronave para garantir que os recursos são alocados ao local correto, evitando atrasos na próxima partida.

Pedidos de Combustível

Gerir o fornecimento de combustível, tanto na entrada do aeroporto como no abastecimento das aeronaves, é crucial para uma equipa de FBO. A falha em rastrear e gerir o combustível adequadamente pode resultar em atrasos que afetam todas as operações do aeroporto. Ao aceder ao sistema de gestão de FBO, as equipas devem conseguir visualizar todos os pedidos de combustível num único local, para que possam priorizar as aeronaves de acordo com as necessidades.

Ter os pedidos de combustível organizados num painel de controlo também ajudará na alocação de recursos, o que agiliza a entrega de combustível. Por exemplo, se todos os membros da equipa tiverem acesso ao painel, saberão o portão de embarque e a hora sem terem de confirmar uns com os outros manualmente. Como resultado, todo o pessoal necessário estará a horas, com menos idas e vindas.

Solicitações de Serviço

Se um voo necessitar de serviço antes da descolagem ou à chegada, a equipa do FBO deverá ser capaz de acompanhar o pedido de serviço de forma integrada, desde o momento em que é introduzido no sistema até que os serviços sejam prestados e a aeronave esteja a caminho. O rastreio adequado dos pedidos de serviço ajuda a garantir a agilidade, além de contribuir para a precisão dos relatórios e da emissão de faturas.

As equipas que consultam o painel de controlo poderão coordenar-se com o pessoal de manutenção e reparação com base nas necessidades da aeronave, garantindo que as pessoas certas estão no portão de embarque para receber a aeronave no horário previsto. Isto significa menos tempo gasto a chamar pessoas pelo rádio e menos hipóteses de desaparecimentos, confusão e atrasos da equipa.

Gestão de Faturas

Para além de gerir todas as tarefas e responsabilidades diárias de uma equipa de FBO para garantir a operação contínua do aeroporto, a equipa é também responsável pela emissão de faturas para o fornecimento de combustível e serviços prestados. Um sistema automatizado simplifica bastante este processo, uma vez que permite a geração automática de faturas com base na informação introduzida ao longo do dia.

Além de gerar faturas pelos serviços prestados, a equipa do FBO também pode acompanhá-las para saber as datas de vencimento, pagamento e atraso. Isto simplifica o acompanhamento e agiliza o processamento de pagamentos. As faturas podem ser enviadas por e-mail e podem ser utilizados alertas para lembrar o beneficiário quando o pagamento está em atraso.

Contabilidade e Relatórios

Com as faturas geridas pelo sistema do seu FBO, poderá gerar instantaneamente relatórios financeiros para efeitos contabilísticos e fiscais. Isto, por si só, pode poupar inúmeras horas de trabalho administrativo à sua equipa, além de melhorar a precisão e ajudar a identificar oportunidades para reduzir custos ou otimizar o orçamento.

Ao escolher uma plataforma completa como a Aerosimple, o seu aeroporto beneficiará de ferramentas integradas de gestão de ordens de serviço e operações, que simplificam ainda mais a geração de relatórios. Além disso, com menos processos em papel, a sua equipa terá mais segurança, melhor comunicação e menos tempo gasto em tarefas repetitivas.

Deverá migrar para uma nova solução?

Se o seu aeroporto já utiliza uma solução de gestão FBO e está a pensar em mudar, a tarefa pode parecer assustadora. Escolher um software pela primeira vez foi provavelmente um processo demorado e até confuso, mas não deixe que a preocupação com a mudança o impeça de atualizar para um software melhor. Se o seu software atual não satisfaz as necessidades da sua equipa, está na hora de considerar uma nova solução.

Deve considerar a adoção de uma nova solução de gestão de FBO se:

• O seu software atual não é baseado na nuvem. Os softwares baseados na cloud são mais rápidos, mais seguros e permitem que a sua equipa aceda a informações cruciais a partir de qualquer dispositivo, a qualquer momento. Esta acessibilidade melhora a produtividade de todos.

• O seu software atual carece de recursos. Se não consegue gerir eficientemente os pedidos de combustível e de serviços, enviar faturas ou gerar relatórios utilizando o seu software de gestão FBO atual, precisa de atualizar para uma solução com características modernas.

• O seu software atual não se integra. Os softwares fragmentados são um grande desafio para as pequenas operações que procuram adotar soluções modernas. Se o seu software de gestão de operações de base (FBO) não se integrar com as suas outras soluções, isso afetará a produtividade e a geração de relatórios.

• O seu software atual não está a ser utilizado. Se tentou implementar um software de gestão de operações de base no passado e a sua equipa o abandonou ou continua a evitá-lo, não está a cumprir a sua função. Os colaboradores evitam o software quando este é lento ou ineficaz, e isso significa que precisa de uma nova solução.

Dicas para Adotar uma Solução de Gestão de Operações de Base

Se pensa que adotar uma solução avançada de gestão de operações de base significa que não tem como correr mal, desengane-se. Embora a escolha do software certo seja um primeiro passo importante, só estará livre de problemas depois de elaborar um plano de implementação e segui-lo à risca para garantir que a sua equipa sabe como tirar o máximo partido da nova solução.

Estabeleça Métricas

A única forma de saber se a adoção de um software é realmente bem-sucedida é definir objetivos e métricas associadas para ajudar a monitorizar o impacto do software na produtividade. Por exemplo, pode monitorizar o tempo que a sua equipa demora a responder a um pedido de serviço antes da implementação do software e como o software impactou esse tempo de resposta após seis meses.

Estabelecer estas métricas antecipadamente irá ajudá-lo a determinar se o software funciona para o seu aeroporto. Melhor ainda, pode monitorizar estas métricas durante um período de teste gratuito para ajudar na sua decisão antes de se comprometer com uma solução.

Defina Novos Procedimentos

Adotar um novo software significa que os processos atuais da sua equipa irão mudar, talvez drasticamente se ainda utilizarem processos em papel. Antes de colocar a equipa a trabalhar com o novo software, é necessário definir a forma correta de realizar as tarefas. Por exemplo, se houver um gerador de faturas, devem verificá-las antes de enviar? Devem utilizar a funcionalidade de envio de e-mail da ferramenta ou descarregá-la e anexá-la manualmente a uma mensagem?

Muitas vezes, a definição destes processos exige que envolva um ou dois membros-chave da equipa que utilizarão o software e obtenha a sua opinião sobre como as coisas devem ser feitas. Embora demore tempo, o estabelecimento de procedimentos garantirá uma adoção consistente e eficaz quando o software for implementado para toda a equipa.

Treine a sua equipa

As organizações que adotam uma abordagem do tipo "constrói e eles virão" em relação ao software raramente têm sucesso. Não presuma que a sua equipa receberá um novo software de braços abertos, especialmente se houver uma curva de aprendizagem para o utilizar (como geralmente acontece). É necessário planear a formação da sua equipa sobre como usar o software, explicando também por que razão deveriam querer usá-lo.

Ao demonstrar os benefícios que uma solução oferece à sua equipa, como menos tempo gasto a digitar faturas manualmente, conseguirá uma adoção mais rápida. Garantir que alguém está disponível para responder a perguntas e oferecer assistência também é essencial para evitar problemas e frustrações da equipa.

Continue a buscar melhorias

Para muitos aeroportos de pequena dimensão, a adoção de uma solução de gestão de FBO é o primeiro grande passo para a modernização, mas existem inúmeras oportunidades de melhoria após o início do processo. Além de monitorizar e melhorar continuamente as métricas, deve também procurar integrar a sua solução FBO com outras ferramentas que possam ajudar o seu aeroporto a operar de forma eficiente.

Na Aerosimple, oferecemos uma plataforma completa que integra um conjunto de ferramentas essenciais numa interface de utilizador intuitiva. Se estiver interessado em saber mais sobre a nossa solução e como pode ajudar o seu aeroporto a crescer, experimente você mesmo! Comece hoje mesmo com um teste gratuito de 60 dias.