Otimize o arquivo dos seus documentos com um Sistema de Gestão de Documentos (DMS).

As práticas de gestão documental de um aeroporto podem ter um impacto significativo na sua eficiência e conformidade. Com o enorme volume de documentos que precisam de ser geridos – desde planos de voo, relatórios de segurança, registos de formação, procedimentos operacionais padrão e informações de pessoal até detalhes de equipamento – um sistema eficiente de gestão documental é crucial para os aeroportos. O processo de recolha, armazenamento e recuperação destes registos pode ser demorado e propenso a erros.

Neste artigo, iremos explorar os benefícios de um sistema de gestão documental e também analisar como este sistema pode ser utilizado para otimizar a gestão documental e melhorar a eficiência.

Armazenamento significativamente reduzido

Devido à necessidade de manter documentos em papel para fins como a recuperação e conformidade regulamentar, o armazenamento de documentos em papel compete com o espaço físico dentro dos escritórios dos aeroportos. Existe uma tendência crescente para os aeroportos reduzirem a quantidade de documentos em papel armazenados em locais estratégicos. As necessidades de armazenamento de papel podem ser drasticamente reduzidas com a digitalização de documentos e a sua incorporação num sistema de gestão de documentos.

Segurança melhorada

A maioria dos dados com que os aeroportos lidam são altamente sensíveis, e armazená-los em arquivos, caixas ou mesmo em mesas pode ser arriscado. A utilização de software baseado na nuvem com uma solução de gestão de documentos protegida por encriptação de 256 bits, de nível bancário, impede o acesso de utilizadores não autorizados, aumentando significativamente a segurança.

Acesso imediato e fácil

Encontrar e recuperar documentos relevantes pode ser uma tarefa trabalhosa e, nos aeroportos, ter os dados prontamente disponíveis é essencial para operações sem problemas. Um sistema de gestão de documentos permite que os aeroportos acedam aos documentos a partir de um local centralizado com apenas alguns cliques. A melhor parte é que os documentos necessários podem ser recuperados em qualquer lugar, por vários utilizadores autorizados, desde que exista ligação à internet. Isto também melhora a colaboração entre departamentos e pode permitir uma monitorização mais eficiente do fluxo de trabalho.

Controlo de versões

As atualizações regulares de políticas e procedimentos são comuns nos aeroportos. No entanto, existem lacunas visíveis na forma como os aeroportos gerem as versões dos documentos. A funcionalidade de controlo de versões de um sistema de gestão de documentos captura cada alteração ou atualização efetuada num ficheiro. Isto permite que os aeroportos mantenham um histórico completo de auditoria.

Conformidade com as normas regulamentares

Todos os aeroportos passam por auditorias regulares, tanto internas como externas, pois isso mantém-nos seguros. Há uma inspeção de rotina de tudo, incluindo pessoal e equipamento, que precisa de ser documentada. Esta complexa cadeia de documentos necessita de ser apresentada ao inspetor no momento da auditoria. Um sistema de gestão de documentos auxilia o aeroporto nestes momentos e reduz o trabalho de manter um controlo manual de todos os documentos cruciais.

Eficiência melhorada

O tempo é valioso, e uma solução de gestão de documentos tem a inegável vantagem de poupar tempo, o que resulta frequentemente numa maior produtividade. Ter um sistema que permita ao pessoal do aeroporto recuperar documentos de forma rápida e eficiente pode aumentar a moral dos funcionários e a satisfação dos clientes.

O funcionamento de qualquer aeroporto depende muito da verificação de documentos; assim, a transição para um sistema de gestão de documentos ajudará os aeroportos a reduzir significativamente os erros de gestão de conteúdos e também a libertar tempo para se concentrarem em tarefas mais críticas para o negócio.

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