Simplificando la gestión de FBO para su aeropuerto

Un operador de base fija (FBO) proporciona productos y servicios aeroportuarios, tales como el alquiler de hangares y servicios de combustible. Como organización FBO, usted es responsable de una multitud de tareas, a menudo condicionadas por plazos ajustados y operaciones de ritmo acelerado que generan complejidad.

Sin un software específico para la gestión de un FBO, es inevitable que se produzcan descuidos, lo cual puede derivar en retrasos en el servicio, facturas tardías y otros desafíos. Si busca optimizar las operaciones del FBO en su aeropuerto, necesita una solución avanzada capaz de adaptarse a los desafíos y objetivos singulares de este sector.

Responsabilidades clave de la gestión de FBO

La gestión de un FBO conlleva una larga lista de responsabilidades; sin embargo, los elementos más críticos incluyen la supervisión de las ventas de combustible, la coordinación de su suministro y el seguimiento de todas las transacciones realizadas. La gestión también abarca la elaboración de presupuestos, la contabilidad, la contratación de personal, la capacitación y la coordinación con diversos proveedores de servicios.

Dependiendo del tamaño del aeropuerto, es posible que un miembro del equipo del FBO deba colaborar con las autoridades aeroportuarias para elaborar planes de emergencia y capacitar al personal. Asimismo, podría ser necesario realizar periódicamente simulacros y sesiones de formación sobre los procedimientos adecuados a seguir en caso de incendio u otro incidente. La seguridad constituye un pilar fundamental en cualquier operación de FBO, aunque dista mucho de ser la única prioridad.

En última instancia, gestionar eficazmente una operación de FBO moderna resulta casi imposible sin contar con una solución de software especializada. Incluso para un equipo altamente capacitado, los procesos basados ​​en papel y los sistemas fragmentados generan complejidad e ineficiencia, lo que puede derivar en desafíos y retrasos. Para ofrecer el mejor servicio a las tripulaciones y agilizar las operaciones aeroportuarias, la adopción de un sistema de gestión de FBO resulta indispensable.

¿Qué es el software de gestión de FBO?

El software de gestión de FBO está diseñado específicamente para la industria de la aviación. El software de gestión de FBO de Aerosimple, en particular, se integra en una plataforma «todo en uno» destinada a respaldar las operaciones aeroportuarias, proporcionando a los equipos todas las herramientas que necesitan en un único entorno. Gracias a una solución de gestión de FBO, el personal puede desempeñar sus tareas diarias con rapidez y eficiencia.

El software de gestión de FBO no introduce nuevos servicios, sino que simplifica la supervisión y la administración de las actividades que su equipo ya realiza habitualmente. No obstante, sí puede incorporar nuevas funcionalidades —tales como informes generados automáticamente, alertas y notificaciones— allí donde resulten de utilidad. La capacidad de configurar estas funciones permitirá a su equipo aumentar su productividad a lo largo de la jornada laboral.

Cómo elegir el mejor software de gestión de FBO

A medida que la tecnología avanza y el software se abre paso en prácticamente todos los sectores industriales, la aviación no constituye una excepción. En consecuencia, existe una amplia variedad de opciones disponibles en el ámbito del software de gestión de FBO; de ahí que resulte aún más importante realizar una investigación exhaustiva para asegurarse de seleccionar la solución más adecuada.

Si bien las necesidades y los desafíos de cada aeropuerto son únicos, el mejor software de gestión de FBO deberá contar con las siguientes características para ayudarle a alcanzar sus objetivos.

Programación de vuelos

Para que un equipo de FBO opere con la máxima eficiencia, debe saber en todo momento cuándo está a punto de llegar o partir un vuelo. Por ello, la programación sencilla de vuelos debe integrarse en la herramienta de gestión del FBO. De un solo vistazo, los miembros del equipo deberían poder visualizar las llegadas y salidas de vuelos en hora local y recibir alertas cuando un vuelo llegue con retraso o se prevea que llegue con antelación.

Las notas relativas a vuelos individuales deben estar disponibles siempre que resulten útiles. Por ejemplo, si un vuelo va a requerir algún servicio tras el aterrizaje, es fundamental que el equipo del FBO disponga de esta información antes de su llegada; esto les permitirá reasignar los recursos al lugar adecuado y garantizar que el vuelo no sufra retrasos de cara a su siguiente hora de salida.

Solicitudes de combustible

La gestión del suministro de combustible —tanto el que llega al aeropuerto como el que se carga en los aviones— es un aspecto crucial para el equipo del FBO. No realizar un seguimiento y una gestión adecuados del combustible podría derivar en retrasos que afecten a la totalidad de las operaciones aeroportuarias. Al consultar el sistema de gestión del FBO, los equipos deberían poder visualizar todas las solicitudes de combustible en un único lugar, lo que les permitiría priorizar los aviones en consecuencia.

Disponer de las solicitudes de combustible organizadas en un panel de control (dashboard) también facilitará la asignación de recursos, agilizando así el suministro de combustible. Por ejemplo, si todos los miembros del equipo tienen acceso al panel, conocerán la puerta de embarque y la hora asignada sin necesidad de confirmarlo manualmente entre ellos. Como resultado, todo el personal requerido estará presente a tiempo, reduciéndose la necesidad de comunicaciones de ida y vuelta.

Solicitudes de servicios

Si un vuelo requiere algún servicio antes del despegue o tras su llegada, el equipo del FBO debería poder realizar un seguimiento fluido de dicha solicitud: desde el momento en que se introduce en el sistema hasta que se han prestado los servicios y el avión se dispone a continuar su trayecto. Un seguimiento adecuado de las solicitudes de servicios no solo contribuye a garantizar la rapidez, sino que también facilita la elaboración de informes y la facturación con total precisión.

Los equipos que consulten el panel de control podrán colaborar en la coordinación con el personal de mantenimiento y reparaciones en función de los requisitos específicos de cada avión, asegurándose así de que las personas idóneas se encuentren en la puerta de embarque para recibir la aeronave de manera puntual. Esto se traduce en una reducción del tiempo invertido en realizar llamadas por radio y en una menor probabilidad de que se produzcan ausencias injustificadas, confusiones o retrasos por parte del personal.

Gestión de facturas

Además de gestionar todas las tareas y responsabilidades diarias propias de un equipo de FBO —con el fin de garantizar que el aeropuerto continúe operando con fluidez—, dicho equipo es también el responsable de facturar tanto el suministro de combustible como los servicios prestados. Contar con un sistema establecido simplifica enormemente este proceso, ya que permite generar facturas de forma automática basándose en la información que se ha ido introduciendo en el sistema a lo largo del día.

Además de generar facturas por los servicios prestados, el equipo del FBO también puede realizar un seguimiento de dichas facturas para saber cuándo vencen, cuándo se han pagado y si presentan retrasos. Esto simplifica el seguimiento y ayuda a agilizar el procesamiento de los pagos. Las facturas pueden enviarse por correo electrónico y se pueden utilizar alertas para recordar al deudor cuando el pago se encuentra vencido.

Contabilidad e informes

Al gestionar las facturas a través de su sistema FBO, podrá generar al instante informes financieros con fines contables y de presentación de impuestos. Solo este aspecto puede ahorrar a su equipo incontables horas de trabajo administrativo, al tiempo que mejora la precisión y le ayuda a identificar oportunidades para reducir costos o ajustar el presupuesto.

Si opta por una plataforma integral como Aerosimple, su aeropuerto se beneficiará de herramientas combinadas de gestión de órdenes de trabajo y de operaciones, lo cual simplifica aún más la elaboración de informes. Por otro lado, al reducirse los procesos basados ​​en papel, su equipo disfrutará de una mayor seguridad, una mejor comunicación y dedicará menos tiempo a tareas repetitivas.

¿Debería cambiar a una nueva solución?

Si su aeropuerto ya utiliza una solución de gestión de FBO y está pensando en cambiar, la idea puede resultar abrumadora. Es probable que la elección del software por primera vez haya sido un proceso laborioso e incluso confuso; sin embargo, no permita que la inquietud ante el cambio le disuada de actualizarse a un software superior. Si su software actual no satisface las necesidades de su equipo, es momento de considerar una nueva solución.

Debería considerar la adopción de una nueva solución de gestión de FBO si:

• Su software actual no está basado en la nube. El software basado en la nube es más rápido, más seguro y permite a su equipo acceder a información crucial desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Esta accesibilidad mejora la productividad de todos.

• A su software actual le faltan funcionalidades. Si no puede gestionar eficazmente las solicitudes de combustible y servicios, enviar facturas o generar informes utilizando su software de gestión de FBO actual, necesita actualizarse a una solución con funcionalidades modernas.

• Su software actual no se integra con otros sistemas. La falta de integración entre programas informáticos representa un desafío importante para las operaciones de menor escala que buscan adoptar soluciones modernas. Si su software de gestión de FBO no se integra con sus otras soluciones, esto repercutirá negativamente en la productividad y en la generación de informes.

• Su software actual no está siendo utilizado. Si intentó implementar un software de gestión de FBO en el pasado y su personal terminó abandonándolo o continúa evitándolo, significa que el software no está cumpliendo su función. El personal tiende a evitar el software cuando este resulta lento o ineficaz; esto indica, por tanto, que usted necesita una nueva solución.

Consejos para adoptar una solución de gestión de FBO

Si cree que adoptar una solución avanzada de gestión de FBO significa que no hay margen de error, piénselo de nuevo. Si bien elegir el software adecuado es un gran primer paso, no estará totalmente tranquilo hasta que haya elaborado un plan de implementación y lo haya ejecutado para garantizar que su personal sepa cómo sacar el máximo provecho de la nueva solución.

Establezca métricas

La única forma de saber si la adopción del software ha sido verdaderamente exitosa es establecer objetivos y métricas asociadas que le ayuden a rastrear cómo influye el software en la productividad. Por ejemplo, podría monitorear cuánto tiempo tardaba su equipo en responder a una solicitud de servicio antes de implementar el software, y cómo ha afectado este a dicho tiempo de respuesta después de seis meses.

Establecer estas métricas con antelación le ayudará a determinar si el software es adecuado para su aeropuerto; y lo que es aún mejor, podrá monitorear estas métricas durante un periodo de prueba gratuito para ayudarle a tomar una decisión antes de comprometerse con una solución definitiva.

Defina nuevos procedimientos

Adoptar un nuevo software implica que los procesos actuales de su equipo cambiarán, tal vez drásticamente si actualmente utilizan procesos basados ​​en papel. Antes de poner al personal a trabajar directamente con el nuevo software, debe definir la forma correcta en que deben realizar sus tareas. Por ejemplo: si existe un generador de facturas, ¿deben revisarlas antes de enviarlas? ¿Deben utilizar la función de envío de correo electrónico de la herramienta o descargar el archivo y adjuntarlo manualmente a un mensaje?

A menudo, definir estos procesos requiere involucrar a uno o dos miembros clave del personal que utilizarán el software, solicitando sus aportaciones sobre cómo deberían gestionarse las cosas. Aunque requiere tiempo, establecer procedimientos garantizará una adopción coherente y eficaz una vez que implemente el software para todo su equipo.

Capacite a su personal

Las organizaciones que adoptan un enfoque de "construirlo y esperar a que vengan" con respecto al software rara vez tienen éxito. No asuma que su equipo recibirá el nuevo software con los brazos abiertos, especialmente si su uso conlleva una curva de aprendizaje (como suele ocurrir). Debe planificar la capacitación de su personal sobre cómo utilizar el software, explicando al mismo tiempo por qué les conviene utilizarlo.

Al destacar los beneficios que la solución ofrece a su personal —como, por ejemplo, la reducción del tiempo dedicado a la redacción manual de facturas—, logrará fomentar su adopción con mayor rapidez. Asegurarse de que haya alguien disponible para responder preguntas y ofrecer asistencia es también fundamental para evitar problemas de personal y frustraciones.

Continúe buscando la mejora

Para muchos aeropuertos pequeños, adoptar una solución de gestión de FBO constituye el primer gran paso hacia la modernización; sin embargo, existen innumerables oportunidades de mejora una vez que se pone el proceso en marcha. Además de continuar monitoreando y optimizando las métricas, debería buscar también integrar su solución de FBO con otras herramientas que puedan contribuir a que su aeropuerto opere de manera eficiente.

En Aerosimple, ofrecemos una plataforma integral que integra un conjunto de herramientas críticas en una única interfaz de usuario intuitiva. Si le interesa saber más sobre nuestra solución y cómo puede ayudar a crecer a su aeropuerto, ¡pruébela usted mismo! Comience hoy mismo con una prueba gratuita de 60 días.